21. yüzyılda her alanda görülen hızlı değişim, çalışma hayatını da dinamik bir sürece dönüştürmektedir. İş hayatında başarılı olmanın yolu, iç ya da dış çevredeki gelişmelere ve değişikliklere zaman kaybetmeden uyum sağlamaktan geçer. İster patron ister çalışan olun, süreç yönetimi ve etkili zaman kullanımı, her adımda göz önünde bulundurulması gereken faktörler arasında yer alır. Peki değişen öncelikler, planlar veya sorumluluklar çerçevesinde verimlilik artışı nasıl sağlanır?
Sorumluluklarınızı Netleştirin
Modern çalışma hayatı esneklik gerektirir. Esneklik ise değişen planlara ya da yetkilere hızlı bir şekilde ayak uydurmak demektir. Bunun için önemli bir görev üstlendiğinizde, öncelikle bu görev kapsamında sizden nelerin beklendiği konusunda net olmanız gerekir. Netlik kazanmak amacıyla üstlendiğiniz görevde sorumlu olduğunuz kişilerle toplantı yapabilirsiniz. Ayrıca toplantı notları, değerlendirme raporları, sunum notları gibi belgeleri mutlaka düzenli olarak gözden geçirmeli ve iş planı oluştururken görevle ilgili en güncel bilgiye sahip olmalısınız.
Kilit Kavramları Tanımlayın
Sorumlu olduğunuz görevde birlikte çalıştığınız kişiler varsa, ekibinizde yer alan bu kişilerle kilit kavramlar ve kilit adımlar üzerinde mutabık olduğunuzdan emin olmanız gerekir. Böylece süreç boyunca belirsizlik ya da yanlış anlama riski en aza inmiş olur. Kilit kavramların tanımlanması aynı zamanda tüm ilgililerin aynı paydada buluşmasına olanak sağlayarak etkin zaman yönetimine de destek olur.
İş Planı Oluşturun ve İş Paylaşımı Yapın
Görevin çerçevesi çizildikten ve çalışma ekibi ile ortak payda sağlandıktan sonra bir iş planı yapılmalıdır. İş planı önceliklendirme gereken görev bölümlerinin belirlenmesi için çok önemlidir. İş planında ilk taslağın ne zaman hazır olacağı, görevin ne zaman gözden geçirme için tamamlanacağı, hangi aşamalardan sonra son halini alacağı belirlenir. Diğer bir ifade ile iş planı, üstlendiğiniz görev için nasıl bir rota izleyeceğinizi gösterir. İş planı hazırlarken görevin tamamlanması için nelere ihtiyaç duyacağınız da ortaya çıkar. Görev, bir ekip çalışması ise; iş paylaşımı anlaşılır bir şekilde yapılmalı ve ekip üyeleri arasında koordinasyon sağlanmalıdır. Belirli aşamalarda çalışma ekibinin bir araya gelerek çalışmalarını ortaya koyması da etkin bir süreç yönetimi için önem taşır.
Önceki Çalışmaları Gözden Geçirin ve Kontrol Noktaları Oluşturun
Eğer üstlenilen görev mevcut bir görevin yeniden tasarımı ise, önceki çalışma dikkatlice gözden geçirilmeli ve yeni tasarımda kullanılabilir olan bölümler öne çıkarılmalıdır. Bu şekilde aynı çalışmalar için zaman kaybetmemiş olursunuz. Görev tanımı içerisinde rutin işler varsa, bu işler için belirli şablonlar oluşturabilirsiniz. Göreve ilişkin süreç boyunca kontrole önem vermelisiniz. Bunun için çeşitli kontrol listeleri oluşturabilir, her aşamada kontrol sağlayabilirsiniz. Kontrol ve gözden geçirmeyi görev tamamlandıktan sonraya bırakmak, hem gözden kaçan küçük hataların büyük eksikliklere dönüşmesine yol açar hem de görev tamamlandıktan sonra birçok adımı yeniden kurma zorunluluğuna neden olur.
Geliştirdiği sektörel çözüm ve tasarımlarıyla iş hayatına konfor katan Bürotime, etkili ve verimli bir süreç yönetimi için en büyük destekçileriniz arasında yer alıyor.