İş yaşamında yapılan toplantıların temel amacı verimliliği ve üretkenliği arttırmaktır. Bireysellikten çok takım çalışmalarının önem kazandığı günümüzde, doğru planlanan ve yürütülen toplantıların, iletişim, grup-ekip dinamiği, sorun çözme, motivasyon ve işleyişe katkısı büyüktür. Bu toplantılar kimi zaman bilgilendirme, görev dağılımı, eğitim toplantısı, sunum gibi kurum içi toplantı ya da iş ortakları toplantısı şeklinde planlanırken, kimi zaman da daha büyük çaplı; konferans, sempozyum, panel gibi kapsamlı organizasyonlar olabilmektedir.

En basitinden en kapsamlısına kadar iyi planlanmamış ve iyi yönetilmeyen toplantılar şirketlere para ve zaman kaybı olarak geri dönerler. Verimsiz geçen toplantıların olumsuz etkilerini yaşamamak için etkili toplantı yönetimi faktörleri tanınmalı ve en iyi şekilde uygulanmalıdır.

 Verimli ve Etkili Bir Toplantı Yönetimi İçin İpuçları

Verimli bir toplantı temelde üç aşamadan oluşmaktadır. Toplantı yönetimi, kısaca toplantı öncesi planlama, toplantı sırasında zamanın ve sürecin yönetimi ve toplantı sonrası raporlama, bilgilendirme, takip gibi adımların uygulanmasını içeren faaliyetler bütünüdür.

  • Toplantı öncesi gerekli insan kaynağının, zaman ve maliyet kaybı unsurları gözetilerek toplantıya dahlinin planlanması ve katılımın teyit edilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde, sorumluluğu ya da karar alma yetkisi olan kişinin yokluğu, toplantının verimini düşürüp, tekrarlanmasına sebep olacaktır.
  • Toplantı amacı, toplantı gündemi, varılmak istenen sonuç ve hedefler net şekilde belirlenmelidir.
  • Toplantıda kullanılacak olan belge, veri, rapor, sunum gibi tüm ek araçların eksiksiz tamamlanması ve katılımcılarla paylaşılması toplantının verimliliğini arttırıp zaman kaybının önüne geçecektir.
  • Toplantı yönetiminde kişiler arası iletişimin etkili şekilde sağlanması toplantının başarısını arttıracaktır.
  • Toplantıya aktif katılımın, fikir paylaşımının ve sağlıklı tartışma ortamının sağlanması için toplantıya liderlik eden kişi veya kişilerin destekleyici olması ve toplantıda iletişim sağlayan unsurlardan faydalanması gerekmektedir.
  • Toplantı sırasında hedeflerin netleştirilmesi, kişiler arası görev dağılımının yapılması, izlenecek adımların detaylandırılması toplantının etkinliğini arttıracaktır.
  • Toplantı sonrası izlenecek adımlar toplantının hedefe ulaşmasını sağlayan faktörlerden biridir. Toplantı notlarının paylaşımı, geri dönüşlerin ve sürecin takibi zamanında ve doğru şekilde yapıldığı takdirde tüm aşamalar tamamlanmış, etkili bir toplantı yönetimi sağlanmış olacaktır.
Başarılı Toplantılar İçin Toplantı Ortamının ve Ekipmanların Önemi

İş hayatında uzun saatler harcanan toplantıların tek kaynağı zaman değildir. Çaba ve para kaynağının da harcandığı düşünülürse, toplantının verimli hale getirilmesinin önemi daha iyi anlaşılacaktır.

Toplantı odasının tasarımı, renkleri, mobilyalar ve toplantı sırasında kullanılacak araç gereçler, yaratıcı ve verimli bir toplantı için olabildiğince özenle oluşturulmalıdır.

Toplantı odasının ısı, aydınlatma ve havalandırma sisteminin uygun şekilde ayarlanması gerekmektedir. İdeal toplantı odası sıcaklığı 22-23 °C olmalı, oda mümkünse doğal ışık kaynağı ile aydınlatılmalıdır. Doğal ışık kaynağının sağlanamadığı durumlarda aydınlatma gelişi güzel şekilde yapılmamalıdır. Ofiste yaşam koşulları çalışan motivasyonu açısından son derece önemlidir. Ofis odaları, ortak alanlar, toplantı odası gibi tüm mekanların tasarımı ve olanaklarının profesyonel şekilde oluşturulmasında fayda vardır.

Toplantı sırasında kullanılacak projeksiyon, sunum perdesi, ses sistemi, konferans telefonu, ethernet ve HDMI gibi kablo sistemleri, network ürünleri gibi teknik donanımların sağlanması toplantı verimliliğini artırıp zaman kaybının önüne geçmektedir.

Toplantı odalarının, üretkenliği arttıracak şekilde tasarlanması, konforlu ve ergonomik mobilyalar kullanılması etkili toplantılar için dikkat edilmesi gereken ayrıntılardan biridir.