İçinde bulunduğumuz günlerde daha iyi bir sosyal deneyim yaratma ihtiyacı her geçen gün artarken, bu deneyimi iyileştiren sosyal teknolojileri kullanabilmek de büyük önem arz ediyor. Dünya genelinde birçok sektörün üretim bandını hem yardım amaçlı hem de geçirdiğimiz küresel ve ekonomik düzlemdeki dalgalanmalar nedeniyle durdurmak zorunda kaldığı şu günlerde; home office ve esnek çalışma uygulamasına geçen pek çok şirket bulunuyor. Pandemi çok nadir rastlanılan bir durum olduğu için dünya genelinde tüm sektör çalışanlarının bu duruma hazırlıksız yakalandığı ve bu yönde bir çalışma veya kriz planı taslağı olmadığını da söylemek mümkün…
Pandemi öncesi bu tarz bir süreç yönetimini yaygın olarak deneyimlemeyen şirketler bazı teknik aksaklıklar yaşayabiliyor. Home office ve esnek çalışma kültürü içerisinde kişisel disiplin ve ekip koordinasyonunun yanı sıra; doğru teknoloji kullanımı, dijital dönüşüm ve dijital hayata adaptasyon da önemli rol oynuyor.
Home Office Çalışma Sistemi Neleri Kapsıyor?
Elbette şirket içerisindeki her departmanın veya paydaşların evden çalışma sistemine uyması mümkün olmuyor. Üretim odaklı şirketler özelinde mavi yakalı çalışanların bu sürece katkı sağlamaya devam etmeleri gerekiyor. Buna karşılık müşteriyle yüz yüze iletişim kurmanın gerekli olmadığı sektörler evden çalışmaya bir hayli uygun oluyor. Telefon, e-mail ve çeşitli online video konferanslar aracılığıyla müşteriyle iletişim kurulabilmesi halinde şirketteki çalışanlar kolayca home office çalışma sistemine geçiş yapabiliyor. Bu noktada elbette işverenlerin ya da yöneticilerin çalışanlarını fiziksel olarak görmelerine ve onlarla aynı ortamda bulunmalarına hiç gerek duyulmuyor. Pandemi süreci öncesinde de dünyada pek çok şirket home office çalışma sistemini başarılı bir şekilde sürdürüyordu.
Günümüzde hem işverenler hem de çalışanlar için en önemli üç kaynak; zaman, emek ve sağlık olarak nitelendiriliyor. Aslında pandemi süreci tam da bu üç değerli olguyu tehdit ettiği için evden çalışmanın faydaları daha da ön plana çıkıyor. Home office çalışmak; normal dönemlere nazaran çalışanları günün gereksiz stresinden uzak tuttuğu için sağlığı olumlu yönde etkileyebiliyor. Pandemi sürecinde ise hastalığın bulaşma ihtimalini en aza indirdiği için hem çalışan sağlığına hem de toplum sağlığına katkıda bulunuyor.
Özellikle metropollerde çalışanların ofise giderken ve ofisten eve dönerken trafikte harcadıkları zaman büyük bir kayıp olarak görülüyor. Günde ortalama 3 saatlik bir zamanı boşa harcayan çalışanlar sosyal yaşamlarına ve kendilerine yeteri kadar vakit ayıramadıkları için ofiste de tam performans gösteremiyor. Ayrıca COVID-19 salgını sürecinde trafikte ve toplu taşımada geçirilecek zaman, hem fiziksel olarak hem de psikolojik olarak büyük bir tehdit oluşturuyor.
Home Office ve Teknoloji
Home office çalışma sistemine geçerken her bir çalışanın bu süreçte ihtiyaç duyacağı teknolojileri evinde de kullanabiliyor olması gerekiyor. Öncelikle çalışanların yapacakları iş doğrultusunda bir bilgisayara sahip olmaları, RAM ve ekran kartı gibi tercihlerinin de olası sorunları önleyebilmek adına en uygun ve yüksek performanslı olarak tercih edilmesi büyük önem taşıyor. Eğer büyük boyutlu dosyalarla çalışılacaksa yüksek kapasiteye sahip hard diskler edinmek gerekiyor. Kısa sürede çok daha fazla veriyi kopyalama ihtiyacı olanların ise Solid State Disk kullanmasında fayda bulunuyor. Böylece işler çok daha hızlı bir şekilde gerçekleşebiliyor.
Aynı zamanda evden çalışma sisteminin uzun süre uygulanacağı öngörülerek; bilgisayar aksesuarlarının ergonomik yapıda olmasına da dikkat etmek gerekiyor. Elbette bu süreçte çalışanlar sık sık telefon görüşmesi ya da telekonferans gerçekleştiriyor. Evdeki diğer bireylerin rahatsızlık yaşamaması adına kulaklık tercihi yerinde oluyor. Çalışma sürecinde elbette çalışanlar belgelerini düzenli aralıklarla kaydediyor olsalar da beklenmeyen bir anda elektriklerin gitmesi tüm çalışmayı bir anda heba edebiliyor. Bu gibi durumların evden çalışma düzenine geçildiği zamanlarda yaşanmaması için bilgisayar ile priz arasına bağlanan ve UPS adı verilen kesintisiz güç kaynakları kullanmak yerinde oluyor.
UPS adı verilen cihazlar sayesinde elektrikler kesilse dahi güç kaynağı kapasitesi ve bağlı olduğu cihaz adedine bağlı olarak ortalama 10 ile 30 dakika arasında bilgisayarlar çalışmaya devam edebiliyor. Bu da hem acil işlerin yapılabilmesi hem de kaydedilmemiş dosyaların kaydedilebilmesi için çalışanlara yeterince vakit yaratıyor. Benzer şekilde voltaj düşmesi gibi durumlarda şirket ekipmanlarının ve bilgisayarlarının zarar görme ihtimali de ortadan kalkıyor. UPS ismi verilen bu cihazlar, bu tip voltaj değişikliklerine karşı da cihazları başarılı bir şekilde koruyabiliyor. Dolayısıyla bu süreçte COVID-19 ve teknoloji arasındaki ilişkiyi başarılı bir şekilde kurup evden hem güvenli hem de eksiksiz bir şekilde çalışabilmek için tüm önlemleri almak oldukça efektif karşılanıyor.
Home – Office Kültüründe Çalışan Kontrolü ve Dijital İletişim Süreçleri
Elbette pek çok işveren ya da yönetici home office çalışma sistemine geçildiğinde çalışanlarının ne kadar çalışacakları konusunda endişe taşıyabiliyor. Ancak hâlihazırda çalışanların çalışma disiplinini kontrol edebilecekleri iş takip uygulamaları da bulunuyor. Sıkça tercih edilen uygulamalar arasında Trello ve Jira yer alıyor. Bu yazılımlarda yapılacakları belirli sütunlara not olarak yerleştiriliyor ve yapması gereken çalışanlar atanıyor.
Çalışmalar tamamlandığında biten her bir iş “yapıldı” olarak işaretlenerek başka bir klasöre taşınıyor. Bu sayede hem iş düzeninden hem de çalışanların disiplininden şüphe etmeye gerek kalmıyor. Ayrıca çalışanların ekranlarını takip eden bazı yazılımlar da bulunuyor, ancak bu yazılımların iş etiğine ne kadar uygun olduğu hala tartışma konusu 🙂
Yönetici ve işverenler home office çalışma düzenine geçerken çalışanlar ile nasıl iletişim kuracakları konusunda da kimi zaman belirsizlikler yaşıyorlar. İlk akla gelen yöntemlerden olan WhatsApp ve cep telefonunun mümkün mertebe kullanılmaması gerekiyor. Çünkü hem yapılan tüm görüşmelerin kayıt altında olması gerekiyor hem de profesyonelliği elden bırakmamak büyük önem taşıyor.
Bu noktada özellikle kalabalık ekipler ile iletişim kurabilmek için Slack ve Zoom gibi uygulamalar bir hayli yararlı oluyor. Üstelik bu uygulamalar, yöneticilerin yönettiği birden fazla ekibin bulunması halinde farklı gruplar oluşturmaya da imkan sağlıyor. Benzer şekilde çalışanların o anda uygulamayı kullanıp kullanmadığını kontrol etmek de mümkün oluyor.
Evden Çalışırken Ekip Toplantıları ve Çalışma Mekanı Belirlenmesi
Home office sistemde çalışırken her şirket farklı görüşme uygulamaları kullanabiliyor. Ancak hem programın yaygınlığı hem de çalışanların alışkın olması nedeniyle telekonferanslar konusunda en sık tercih edilen yöntem Skype görüşmeleri oluyor. Bilindiği üzere dünyada Skype, işe alım görüşmeleri için de insan kaynakları departmanları tarafından sıkça tercih ediliyor. Bunun yanı sıra Hangouts gibi farklı alternatifler de tercih edilebiliyor. Bu noktada toplantı sürecinde dosya aktarımı yapıp yapmayacağınız ya da yazışma gerçekleştirip gerçekleştirmeyeceğiniz gibi detaylar belirleyici hale geliyor.
Home office düzende çalışırken öncelikle her çalışanın evin bir odasını yalnızca bu iş için kendine ayırması gerekiyor. Odada mutlaka bir kullanışlı bir masaya, rahat bir sandalyeye, gerekli ofis ekipmanlarına ve yeterli aydınlığa veya aydınlatmaya ihtiyaç duyuluyor.
Bunun yanı sıra evdeki internet bağlantısının da hızlı olmasında fayda oluyor. Aksi takdirde görüntülü olarak gerçekleşecek toplantılarda sorun yaşanabiliyor ve bu da sürecin verimsiz geçmesine neden olabiliyor. Bununla birlikte çalışanların hem kendilerine hem de evdeki diğer bireylere bu süreçte çeşitli kurallar koyması ve bu kurallara sadık kalmaktan vazgeçmemesi gerekiyor.
Bu zorlu süreçte home office çalışma düzenine adapte olmaya çalışırken, size yardımcı olabileceğini düşündüğümüz daha pek çok faydalı bilgi için bürotime.blog’u takip edebilir, evden çalışırken ihtiyaç duyacağınız home-office çözümleri ve iç mekan dekorasyon önerileri için burotime.com’a göz atabilirsiniz.
