Dikkat dağıtıcı unsurların ve iş yükünün fazlaca artmış olduğu günlerde yapılması gereken işleri tamamlamak ve verimli çalışmak zorlaşabilir. Dağılan dikkat sebebi ile yarım kalan görevler, planlama eksikliğinden dolayı olması gerekenden fazla zaman alan işleri düzenlemek için zaman yönetimi sağlayan çalışma metotlarından faydalanmak mümkündür. Son zamanlarda Elon Musk tarafından kullanılması ile gündeme gelen timeboxing çalışma metodu da zaman sınırlaması sağlayan yöntemlerden biridir.
Timeboxing Nedir?
Zaman sınırlaması olarak da bilinen timeboxing, zaman yönetimi sağlayan çalışma tekniklerinden biridir. Yapılacak işleri zaman kutusu oluşturarak planlamayı sağlayan ve sınırlı süre tekniği uygulayarak zamanı maksimum verim ile kullanmayı sağlar. Zamanı verimli kullanmak, yapılacak işleri sıraya ve sınırlı sürelere yayarak planlı bir şekilde tamamlamak birçok açıdan faydalıdır. Özellikle bitiş zamanı belli işlerde zamanın verimli kullanılmaması sebebi ile son güne yığılmalar olması sıkça karşılaşılan plansız çalışma etkilerinden biridir.
Elon Musk gibi dünyaca ünlü iş insanlarının zamanı yönetmek adına kullandığı timeboxing çalışma tekniği Parkinson Yasası denen bir zaman yönetimi anlayışına dayanmaktadır. Bu yasaya göre bir iş, yapılması için ayrıldığı süre kadar zaman alır. Eğer sınırlı süre tekniği kullanarak bir görevi yerine getirmek için zaman planlaması yapılırsa o işin o süre içerisinde bitirilebileceğini savunan bir yasadır. Parkinson Yasası’na göre erteleme davranışı yatkınlığı sebebi ile psikolojik olarak bir iş verilen zamana yayılarak yapılır. Dolayısıyla zaman sınırlaması yapılarak planlanan işlerin daha kısa sürede tamamlanması mümkündür.
Timeboxing Nasıl Yapılır?
Zaman sınırlaması uygulamasını hayata geçirmek için zaman kutusu çizelgeleri kullanılır. Bu işlem kağıt kalem ile yapılabileceği gibi buna yönelik geliştirilen mobil uygulamalar kullanarak da gerçekleştirilebilir. Verimli çalışmak ve zamanı maksimum verim ile kullanmak için timeboxing tekniği uygulanırken öncelikle yapılması gereken işlerin belirlenmesi gerekir. Belirlenen işlerin önem sırasına göre düzenlenmesi zamanı iyi kullanmak açısından faydalı olacaktır. İş ve görevler belirlenip sıralandıktan sonra zaman kutusu tekniği ile yapılacakları süreler belirlenir.
Zaman kutusu ile yapılacak işlerin süreleri belirlenirken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta mola vermek, beklenmedik durumların ortaya çıkması halinde gerekecek zaman etmenlerini dikkate alarak planlama yapmaktır. Dolayısı ile timeboxing uygulamasını Pomodoro gibi diğer zaman yönetimi uygulamaları ile birlikte kullanmak sağlıklı bir çalışma programı oluşturacaktır. Pomodoro tekniğinden de kısaca bahsetmek gerekirse 25 dakika çalışma 5 dakika mola gibi düzenlenebilecek (1 saate 15 dakika şeklinde de kullanılabilir) bir zaman yönetimi tekniğidir.
Örneğin; sınırlı süre tekniği kullanmak için elinizde bitiş süresi en uzak görevinizi seçerek bu uygulamaya başlayabilirsiniz. Kendinize gerçekçi bir zaman kısıtlaması koyup, zaman kutusu içerisine yerleştirdiğiniz bu görevi belirlediğiniz süre içerisinde bitirmeye odaklandığınızda o iş için gereken süreyi azaltabildiğinizi görmeniz mümkün. Timeboxing uygulamasının temelinde yatan Parkinson Yasası’nın da belirttiği gibi işi verilen zamana yaymak, işin yapılacağı süreyi uzatır. Dolayısı ile zaman kutusu kullanımı ile sınırlanan süreler içerisinde çalışmak maksimum verim sağlar.
Timeboxing Uygulamanın Faydaları Nelerdir?
Elon Musk gibi haftada yaklaşık 100 saat çalışan bir iş insanının hobilerine, ailesine ve benzeri etkinliklere vakit ayırmasını mümkün kılan timeboxing uygulaması zamanı iyi kullanmak adına etkin bir çözüm sunar. Özellikle ofis içerisinde çalışırken tükenmişlik sendromu, stres ve kaygı bozukluğu gibi sorunlar ile karşılaşmak mümkündür. Bu üstlenilen görevlerin plansız ve düzensiz yapılmaya çalışmasından kaynaklanan sorunlar ortaya çıkar. Dolayısıyla sınırlı süre tekniği ile verimli çalışmak hem psikolojik olarak rahatlamayı hem de zamanı verimli kullanarak maksimum verim almayı kolaylaştırır. Verimli çalışmayı kolaylaştıran somut çözümler için yeni teknolojilere uyumlu, dinamik ve özgün yapısı ile Bürotime ofis gereçlerinden de destek alabilirsiniz.